Datenaustausch zwischen CMS und CRM in der Cloud

für den Marketing-Club Aachen

Marketing Club Aachen e.V.
CRM
Datensynchronisation

Aufgabenstellung

Seit der Gründung 1977 gilt der Marketing-Club Aachen e.V. als erste Adresse in Sachen Marketing in der Aachener Region. Die neue Club-Website sollte alle Informationen rund um den Club übersichtlich und in ansprechender Optik präsentieren. Zu den gewünschten Features gehörten u.a. ein passwortgeschützer Mitgliederbereich und eine komfortable Online-Anmeldung zu den Clubveranstaltungen.

Entlastung der Geschäftsstelle

Gewünscht war eine Online-Lösung, die zur Entlastung der Geschäftsstelle eine leicht verständliche Administration und eine komfortable Datenpflege der Website gewährleistet. Der Einsatz unseres individuell konfigurierbaren CMS-Systems Admon passte deshalb optimal zu den Anforderungen des Clubs.

Marketing Club Aachen e.V.

Stimmiges Layout

Beim Layout im typisch Blauton des Marketing-Clubs galt es insbesondere, eine größtmögliche Übersichtlichkeit zu erreichen.

Dem regionalen Bezug des Clubs trägt das Webdesign durch die Integration bekannter  Aachener Motive Rechnung.

Marketingclub Aachen - Firmen Datenbank
Marketingclub Aachen - Mitglieder Datenbank
Marketingclub Aachen - Branchen Datenbank

Daten der Mitglieder im geschützten Bereich

Jedes Mitglied des Marketing-Clubs erhält sein individuelles Passwort, das ihm Zugang zu umfangreichen Informationen verschafft. Fotos der Veranstaltung, Folien der Referenten und die komplette Mitgliedsdatenbank können im internen Bereich abgerufen werden.

Die Darstellung der Mitglieder ist im geschützten Bereich besondern pfiffig gelöst. So lassen sich z.B. alle Mitglieder einer Branche oder eines Unternehmens gruppiert anzeigen. Umfangreiche Informationen inkl. Foto sind hinterlegt. Obwohl die E-Mail-Adressen nicht veröffentlich werden, können die Mitglieder innerhalb des Systems in direkten Kontakt miteinander treten.

Genau geplant

Im Zentrum des Interesses steht das Veranstaltungsangebot des Clubs. Die Members-Only-Veranstaltungen, die beliebten Marketing-vor-Ort-Veranstaltungen und die Vortragsveranstaltungen werden im Kalender übersichtlich dargestellt. Neben einem detaillierten Beschreibungstext verfügt jeder einzelene Veranstaltungshinweis über eine komfortable An- und Abmeldefunktion.

Vergangen Veranstaltungen werden automatisch in die entsprechende Kategorie "Rückblick" sortiert und mit einem Nachbericht, Fotos und oftmals mit Folien des Referenten angereichert.

Marketingclub Aachen
Marketing Club Aachen - Anmeldung
Marketing Club Aachen - Anmeldung

Intelligente Formulare, ...

Die administrative Hauptaufgabe der Geschäftsstelle liegt in der Vorbereitung und Durchführung der monatlichen Veranstaltungen. Dabei gilt es durchschnittlich mehr als 100 Mitglieder und Gäste zu betreuen.

Intelligente Routinen sorgen dafür, dass der User bei den Formularen mit minimalen Angaben auskommt. Fehlende Informationen, wie z.B. Namen von noch unbekannten Gästen werden erkannt und abgefragt.

 

... die mitdenken

Mit Hilfe moderner Ajax-Technik wird das Anmeldeformular je nach Bedarf automatisch erweitert, so passt sich z.B. die Anzahl der Namensfelder der Zahlenangabe der gleichzeitig anzumeldenden Teilnehmer an.

Intelligente Schnittstelle mit Windows-Software in der Cloud

Da der Marketing-Club im gleichen Zeitraum nach einer neuen CRM-Software Ausschau hielt, gelang es uns, die Verantwortlichen von den Vorteilen des ebenfalls von uns entwickelten Dialog-Managers zu überzeugen. Den Ausschlag gab das Angebot, eine Schnittstelle zwischen CMS- und CRM-System zu entwickeln.

Die Schnittstelle zwischen der Online- und der klassischen Windows-Welt bedeutet für die Mitarbeiter der dezentral organisierten Clubgeschäftsstelle eine enorme Arbeitserleichterung. Dank des automatisierten Datenabgleichs entfällt die bislang praktizierte zeitintensive und fehleranfällige Doppelpflege der Mitgliedsdaten.

So werden online getätigte Änderungen der Mitgliederstammdaten sofort in den Dialog-Manager übertragen. Umgekehrt sind Datenänderungen über die Windows-Software unmittelbar nach der Offline-Freigabe auf der Webseite zu sehen.

Optimierung Kundenzufriedenheit Workflow Online Anbieter

CRM mit dem Dialog-Manager

Der Dialog-Manager ist das Herzstück der dezentral organisierten Geschäftsstelle. Die von uns seit 2004 im Auftrag der Deutschen Post AG entwickelte Windows-Software ist in der Cloud installiert, so dass die beiden Mitarbeiter auch vom Home-Office alle verwaltungsrelevanten Prozesse durchführen können. Von wo auch immer die Mitarbeiter auf den Dialog-Manager zugreifen, immer arbeiten sie mit den aktuellesten Daten. Alle Änderungen, die von einem der beiden Anwender vorgenommen werden, stehen ohne zeitliche Verzögerung auch dem anderen Benutzer zur Verfügung.

 

Natürlich haben wir die System in der Cloud so konfiguriert, dass die Clubgeschäftsstelle auch alle weiteren Vorteile des Cloud Computing nutzen kann. Endlich müssen keine aufwendigen Backups mehr durchgeführt werden, denn in der Cloud sind die Daten der Geschäftsstelle sicher vor möglichen Folgeschäden durch Hardware-Probleme. Auch die Updates sämtlicher Programme erfolgen jetzt automatisch und damit völlig aufwandsneutral. Deutlich verbessert hat sich auch die Rechnerperformance, da Speicher- und Rechenkapazitäten theoretisch unbegrenzt skalierbar sind und sich im Handumdrehen an den tatsächlichen Bedarf anpassen lassen.

Marketing-Club - Dialog-Manager

Mitgliedsantrag mit Datenübertragung

Über 270 Mitglieder nutzen die Möglichkeiten des Marketing-Clubs und sind untereinander vernetzt. Neue Mitglieder sind stets willkommen.

Technisch betrachtet werden die Daten eines Online-Antrags sofort in die Windows-Verwaltungssoftware übertragen und erhalten dort den Status "zur Vorlage beim Vorstand". Sobald dieser die Mitgliedschaft bestätigt hat, wird das neue Mitglied informiert. Der Verwaltungsaufwand konnte durch die Einführung dieses Systems deutlich minimiert werden.

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