Digitales GuestManagement aus einem Guss

für die Knauf Werktage 2015

Knauf Werktage
Knauf Scan
2017 geht´s weiter

Guest Management 2.0

Softwaregestützte Effizienz für Adressaufbereitung, Akkreditierung, Guest Handling, Evaluation, Reporting und Dokumentation

Knauf gehört zu den führenden Marken der Baustoffindustrie. Bei den Knauf Werktagen 2015 demonstrierte das Unternehmen in Mainz, Magdeburg, Stuttgart, Hamburg, Nürnberg und Düsseldorf von Januar bis März das komplette Leistungsspektrum der Knauf Gruppe Deutschland. Dazu konnten an jedem der 6 Standorte Besucherzahlen im vierstelligen Bereich gezählt werden.

Live-Communication und Live-Marketing Events dieser Größenordnung benötigen ein perfektes Guest Management.

Knauf vertraut unserem Know-how und hat unser eingespieltes Team aus Beratern, Software-Spezialisten, Designern und Projektleitern mit der Entwicklung und Durchführung des gesamten Gästemanagementprozesses für die Knauf Werktage 2015 beauftragt.

Als leistungsfähiges Werkzeug für diese anspruchsvolle Teilnehmermanagement-Systematik hat uns die von uns für die Deutsche Post AG entwickelte Adressdialog-Technologie ideal unterstützt.

Impressionen der Knauf Werktage

6 Veranstaltungsorte, 12 Veranstaltungstage

200.000 Einladungen (120.000 per Post, 80.000 per E-Mail)

jeweils eine Nachfasswelle

mehr als 22.000 Online-Anmeldungen

mehr als 20.000 Besucher

Knauf-Werktage
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Knauf-Werktage
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Rountiniertes Einladungsmanagement

Adressaufbereitung

Perfekte Adressaufbereitung

Unternehmen wie Knauf verfügen über einen großen Adressbestand. Für die Knauf Werktage mussten Adressen aus den unterschiedlichen Adresspools der einzelnen Unternehmensbereiche zusammengeführt werden. Deshalb achteten wir bei der Adressaufbereitung besonders auf die Deduplizierung, d.h. die Identifikation und Eliminierung von Adressdubletten. Nachdem sämtliche Adressen unsere bewährten Adressmanagement-Routinen durchlaufen hatten, stand Knauf ein qualifizierter Gesamtadresspool mit einem 6-stelligen Adressbestand zur Verfügung.

Crossmedial optimierte Einladung

Wir beherrschen das technische Instrumentarium crossmedialer Mailings. Durch die Fortführung der personalisierten Kundenansprache im Internet ließen sich deutlich höhere Responsequoten erzielen.

Die Integration automatisch generierter Codes erlaubte die komfortable Online-Anmeldung auf der speziell für die Knauf Werktage erstellten Landing-Page.

Dank des aufgedruckten QR-Codes konnten sich die Mailing-Empfänger alternativ per Smartphone auf einer Mobile Landing-Page als Teilnehmer registrieren.

Bei der dritten Option - der telefonischen Anmeldung - ermöglichte das Call-Center-Interface der Adressdialog-Technologie den Call-Center-Mitarbeitern eine komfortable Erfassung in der zentralen Datenbank.

Knauf Werktage

Modernes Teilnehmermanagement

Knauf Werktage

Messeausweis mit Barcode als zentrales Guest Management Instrument

Der Teilnehmerausweis ist das zentrale Instrument des Guest Handlings und des Ticketings. Der automatisch generierte Teilnehmerausweis mit individuellem Barcode stand jedem einzelnen Teilnehmer bereits am Ende seiner Online-Registrierung zum Download zur Verfügung.

Im Vorfeld der Knauf Werktage wurde anschließend eine personalisierte E-Mail mit allgemeinen Informationen an jeden Teilnehmer gesendet. Diejenigen E-Mail-Empfänger, die den Download des Teilnehmerausweises während der Registrierung nicht aktiviert hatten, wurden von der Adressdialog-Technologie automatisch ermittelt. Ihnen wurde der Ausweis als PDF-Datei erneut zur Verfügung gestellt.

Für diejenigen Teilnehmer, die dennoch ohne Ausweis erschienen sind, wurde der Ausweis selbstverständlich vor Ort erstellt. Insgesamt konnte die Wartezeit vor Ort signifikant reduziert bzw. eliminiert werden.

Datenerfassung mit hochperformantem Servicedesk-Interface

Bei der Akkreditierung kam an den Empfangsterminals der Knauf Werktage das Adressdialog Servicedesk-Interface zum Einsatz. Die geschwindigkeitsoptimierten Such-, Eingabe- und Druckfunktionalitäten sorgten für die reibungslose Erfassung der enormen Besucherströme.

In Echtzeit lieferte das Adressdialog Servicedesk-Interface verlässliche Angaben, wie viele Menschen sich aktuell auf dem Veranstaltungsgelände aufhielten. So konnten sicherheitsrelevante Bestimmungen (maximale Gästezahl) überwacht und logistische Prozesse (bedarfsgerechte Bereitstellung des Caterings) gesteuert werden.

Auch nach der Akkreditierung vor Ort wurden alle Interaktionen zwischen den Besuchern der Werktage und den Knauf-Mitarbeitern in der zentralen Adressdialog-Datenbank dokumentiert. Übermittelt wurden die Daten mithilfe von Laserscannern, mit denen sich Informationsbestellungen gezielt konkreten Teilnehmern zuordnen lassen. Auf ähnliche Weise konnten auch Rückrufwünsche potenzieller Kunden einzelnen Knauf-Mitarbeitern zugeordnet werden.

Knauf Werktage

Reporting- und Fulfillment-Prozess

Das Datenhandling ist ein zentraler Aspekt des Guest Managements. Die Performance der Prozesse zur Erfassung, Weiterverarbeitung und Auswertung der Teilnehmerdaten entscheidet über den nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg von Face-to-Face Marketingaktivitäten wie den Knauf Werktagen. Die von uns eingesetzte Adressdialog-Technologie konnte hier einmal mehr ihre Leistungsfähigkeit in der Praxis beweisen. Die vielfältigen Auswertungsoptionen erlauben eine minutiöse Analyse aller Aktivitäten im Umfeld der Knauf Werktage 2015.

Das beginnt bei der Responseerfassung. In Echtzeit wurde Knauf über den Stand der Anmeldungen zu den einzelnen Werktagen informiert.

Nach Abschluss jedes einzelnen Werktages wurden automatisch die unterschiedlichsten Handlungsaufforderungen aus der zentralen Adressdialog-Datenbank generiert. So erhielten die Versandabteilungen eine Aufstellung, in der sämtliche Informationsmaterialbestellungen Adressdatensätzen von Messeteilnehmern zugeordnet sind. Auch die Rückrufwünsche der Messebesucher wurden nach Vertriebsgebieten gefiltert gezielt an die zuständigen Knauf-Mitarbeiter weitergeleitet.

Schließlich liefern Auswertungsoptionen wie z.B. die Angaben zur durchschnittlichen Verweildauer der Gäste wertvolle Hinweise auf Optimierungspotenziale für die Durchführung der nächsten Kauf Werktage.

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